كم مدة حفظ الفواتير في السعودية؟ دليل الأرشفة والتدقيق 2026

الإجابة المختصرة ليست دائماً «ست سنوات من تاريخ الفاتورة». المدة الضريبية الأساسية تبدأ من نهاية الفترة الضريبية ذات الصلة، وقد تطول بسبب نوع السجل أو نظام آخر ينطبق على المنشأة.

القاعدة الأساسية لضريبة القيمة المضافة

تنص المادة 66 من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة على حفظ الفواتير والدفاتر والسجلات والمستندات المحاسبية مدة لا تقل عن ست سنوات من نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها.

مثال: إذا كانت الفاتورة ضمن فترة ضريبية تنتهي في 31 مارس، تبدأ قراءة مدة الست سنوات من نهاية تلك الفترة، لا من يوم إصدار كل فاتورة منفردة.

سجلات الأصول الرأسمالية

تُحفظ سجلات الأصل الرأسمالي طوال فترة التعديل المقررة له، إضافة إلى خمس سنوات. وبحسب المادة 52، تكون فترة التعديل الأساسية ست سنوات للأصول المنقولة وعشر سنوات للأصول غير المنقولة؛ ما يقود عادة إلى 11 سنة و15 سنة على الترتيب، مع مراعاة تفاصيل الأصل وحالته.

تداخل الأنظمة

يقرر نظام الدفاتر التجارية مدة حفظ للدفاتر والمستندات المؤيدة تبلغ عشر سنوات. عند انطباق أكثر من قاعدة، لا تتخلص من السجل لمجرد انتهاء أقصر مدة؛ حدّد الأطول المنطبق مع مستشارك.

ما الذي يجعل الحفظ الإلكتروني عملياً؟

• إمكانية الوصول إلى الفواتير وإنتاجها عند طلب الهيئة.
• حفظ البيانات ذات الصلة بالعربية وفق متطلبات اللائحة.
• الاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة للقيود.
• ضوابط أمنية تمنع العبث وتتيح مراجعة السجل.
• ربط الفاتورة بإشعاراتها الدائنة أو المدينة بدلاً من فصلها.

ابنِ مصفوفة احتفاظ

1. صنّف السجل: فاتورة عادية، أصل رأسمالي، دفتر تجاري، أو ملف نزاع.
2. سجل نهاية الفترة الضريبية وتاريخ بدء كل مدة.
3. طبّق أطول مدة نظامية ذات صلة.
4. أوقف الحذف إذا كان السجل مطلوباً لتدقيق أو مطالبة قائمة.
5. راجع المصفوفة دورياً مع محاسب أو مستشار مؤهل.

تنبيه: هذه خلاصة عامة وليست قرار إتلاف. تختلف المدة النهائية باختلاف نوع الأصل والسجل والالتزامات الأخرى والنزاعات القائمة.

ابدأ تنظيم سجل فواتير منشأتك