فاتورة عرض سعر: متى تحتاج إلى فاتورة ضريبية بدلا منها؟

إذا كنت تبحث عن فاتورة عرض سعر لتوضيح السعر المقترح للعميل، وكان المقصود عرضا للتفاوض قبل التوريد، فلا تتعامل معه بوصفه الفاتورة الضريبية المطلوبة: الفاتورة الضريبية ترتبط بتوريد خاضع للضريبة وتستوفي بياناته النظامية. ويعرض دليل الهيئة للعقود الإلكترونية مثالا يبدأ بعرض سعر، ثم التفاوض، ثم إبرام العقد؛ ولا يتناول هذا المثال إصدار الفاتورة، فهي خطوة مستقلة تحكمها قواعدها. حدد وظيفة المستند أولا، ثم اختر عنوانه ومحتواه. المصدر: دليل الفواتير، القسم 2، ودليل العقود الإلكترونية، القسم 6.5.1.

ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة الضريبية؟

استخدم هذا التقسيم لتنظيم التعامل مع العميل، مع بقاء متطلبات الفاتورة الضريبية هي المرجع عندما يحين إصدارها:

المستند	الغرض في مسار العمل المقترح	ما الذي تراجعه؟
عرض السعر	تقديم السعر ونطاق العمل للتفاوض	البنود والكميات والشروط التي تعرضها
الفاتورة الضريبية	توثيق التوريد الخاضع للضريبة بالبيانات المطلوبة	بيانات المورد والمعاملة والضريبة ونوع الفاتورة
سند القبض	تسجيل المبلغ الذي استلمته	الدفعة ومرجع المعاملة المرتبطة بها

التمييز الضريبي لا يقوم على التصميم وحده؛ يربط دليل الهيئة وصف الفاتورة الضريبية بالتوريدات الخاضعة للضريبة واستيفاء متطلبات المادة 53 من اللائحة التنفيذية. وللدفعات المقدمة تحديدا، تؤكد الهيئة أن سند القبض وحده لا يكفي بدل الفاتورة الإلكترونية. المصدر: دليل الفواتير، القسم 2، وأسئلة الفوترة الإلكترونية، ص14.

ماذا تكتب في عرض السعر؟

القائمة التالية اقتراح تحريري لتنظيم العرض، وليست قائمة حقول مفروضة على عروض الأسعار بموجب قواعد الفواتير الضريبية:

1. اكتب عنوان «عرض سعر»، ثم اسم منشأتك ووسيلة التواصل واسم العميل.
2. ضع مرجعا للعرض وتاريخ إعداده حتى تستطيع التمييز بين نسخه.
3. صف كل سلعة أو خدمة، وحدد الكمية أو نطاق العمل وما يشمله السعر.
4. بين سعر الوحدة والخصومات والإجمالي، ووضح طريقة عرض الضريبة عندما تكون منشأتك مسجلة وتنطبق الضريبة على المعاملة.
5. حدد مدة صلاحية السعر التي تختارها تجاريا، وشروط الدفع والتسليم المقترحة.
6. أضف طريقة تأكيد العميل للعرض، واحتفظ بنسخة من البنود التي اتفقتم عليها.

لا تعرض هذه الاختيارات التجارية على أنها كلها شروط للفاتورة الضريبية؛ فدليل الهيئة نفسه يصنف معلومات مثل تاريخ استحقاق السداد وبيانات التواصل وتفاصيل الشحن ضمن الإضافات التجارية. وإذا كنت غير مسجل، فراجع دليل الفاتورة بدون رقم ضريبي قبل إدراج أي مبلغ باسم الضريبة. المصدر: دليل الفواتير، القسم 4.2.5، والقسم 4.1.3.

متى يجب إصدار الفاتورة الضريبية؟

لا تجعل انتهاء صلاحية عرض السعر أو موعد مطالبة العميل بالدفع هو معيارك. يحدد دليل الهيئة مواعيد الإصدار بحسب نوع الفاتورة والواقعة الضريبية:

• الفاتورة الضريبية الأساسية: تصدر بحد أقصى في اليوم الخامس عشر من الشهر التالي للشهر الذي وقع فيه التوريد.
• الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر في تاريخ التوريد أو استلام المقابل كليا أو جزئيا، أيهما أسبق. ولتوريدات الخدمات المالية التي تجريها المصارف أو المؤسسات المالية أو شركات التأمين المرخصة، وللتوريدات الأخرى التي يصدر بها قرار من محافظ الهيئة، استثناء حتى اليوم الخامس عشر من الشهر التالي لشهر التوريد، بشرط إضافة اسم العميل وعنوانه وتاريخ التوريد إلى البيانات المعتادة؛ انظر المادة 53(7)(ج).
• الدفعة المقدمة: ينشأ تاريخ التوريد لأغراض الضريبة عند استلامها بقدر المبلغ المستلم، وتطبق قواعد إصدار الفاتورة المناسبة.

مثلا، إذا كانت المعاملة تستلزم فاتورة أساسية ووقع تاريخ التوريد في أكتوبر، فإن حد الإصدار هو 15 نوفمبر. هذا مثال تطبيقي للقاعدة، وليس مهلة تبدأ من يوم إرسال العرض. المصدر: دليل الفواتير، القسمان 4.5 و4.5.1.

كيف تنتقل من العرض إلى الفاتورة؟

راجع البنود التي اتفق عليها العميل قبل نسخها إلى الفاتورة: هل تغيرت الكمية؟ هل أضيفت خدمة؟ هل حصلت دفعة مقدمة؟ راجع هذه النقاط حتى تعكس الفاتورة المعاملة الفعلية.

بعدها راجع بيانات الفاتورة المطلوبة، ومنها تاريخ الإصدار ورقمها التسلسلي وبيانات المورد ورقمه الضريبي ووصف التوريد والمبالغ والضريبة، مع مراعاة اختلاف البيانات بحسب نوع الفاتورة. استخدم خطوات إصدار فاتورة ضريبية ونموذج الفاتورة الضريبية للمراجعة. المصدر: دليل الفواتير، القسمان 4.2.3 و4.3.2.

انتبه أيضا إلى إصدار فاتورة ضريبية حقيقية قبل التنفيذ؛ يوضح الدليل أن إصدارها قبل التوريد الفعلي قد يقدم تاريخ استحقاق الضريبة، حتى لو لم تحصل القيمة بعد. لذلك لا تستخدمها مجرد بديل شكلي لعرض السعر. المصدر: دليل الفواتير، القسم 4.5.1.

أخطاء شائعة عند إعداد فاتورة عرض سعر

• تسمية مستند التفاوض «فاتورة ضريبية» دون تحديد ما يمثله فعليا.
• الاكتفاء بعرض السعر أو سند القبض بعد استلام دفعة مقدمة تستلزم فاتورة.
• تطبيق موعد الفاتورة الأساسية على كل فاتورة مبسطة.
• نسخ كمية أو خصم من عرض قديم دون مراجعة الاتفاق النهائي.
• تقديم حقول عرض السعر المقترحة على أنها قائمة نظامية موحدة.

تستند الأخطاء الضريبية أعلاه إلى قواعد تعريف الفاتورة وتوقيت إصدارها، أما مراجعة النسخ والبنود فهي توصية تنظيمية. المصدر: دليل الفواتير، القسمان 2 و4.5.

قاعدة عملية: استخدم عرض السعر لتوضيح المقترح، ثم أصدر الفاتورة المطلوبة عند تحقق سببها وفي موعدها، مع ربط المستندين بمرجع واضح.

عندما تصل إلى خطوة إعداد الفاتورة، ابدأ عبر مولد الفواتير المجاني من هلا إنڤويس.

أنشئ فاتورتك مجاناً